plen

Jak integrować cele we współpracy

GO Model Canvas pomaga nie tylko zaprojektować strategię, ale przede wszystkim wspiera jej realizację rozwiązując wiele problemów wdrożeniowych. Wdrożenie strategii rozpoczyna się od przeniesienia jej założeń na określone obszary organizacji. Nie chodzi przy tym o to, aby od razu przenosić strategie na całą organizację. Należy skupić się na tych obszarach, które będą odgrywały szczególną rolę. Cele określone w strategii mówią nam kto i w jakim zakresie powinien być zaangażowany w jej realizację. Aby strategia szczelnie wypełniła te obszary należy przenieść zapisane w niej cele zarówno w pionie jak i w poziomie.

Oznacza to, że powinny one trafić zarówno do obszaru, który będzie odgrywał kluczową rolę w ich realizacji jak również do tych, które będą pośrednim wsparciem w realizacji tych celów. O ile przenoszenie celów w pionie na zasadzie kaskadowania jest w miarę dobrze opanowane przez organizacje, o tyle poziome integrowanie celów może sprawiać więcej trudności.

Pozioma integracja jest bardzo ważnym elementem współpracy, szczególnie wtedy gdy osoby, zespoły lub działy potrzebują solidnego wsparcia z innego obszaru. Takiego wsparcia może potrzebować np. dział sprzedaży – jako kluczowa jednostka w realizacji celów strategicznych. W zależności od potrzeb, wsparcie może pochodzić np. z obszaru IT, HR, marketingu lub innych jednostek. Stąd określona rola tych obszarów wymaga ich starannego ukierunkowania. Bez niego sytuacja może wyglądać tak jak w wielu organizacjach, gdzie przykładowy dział sprzedaży otrzymuje wsparcie którego nie potrzebuje, albo nie otrzymuje go w ogóle. I nie dzieje się tak dlatego że, ktoś nie chce go dać, ale dlatego że nie ma dostatecznie precyzyjnych informacji o potrzebach współpracującego partnera. Stąd też w takich sytuacjach organizacje tracą dużo energii na działania, które nie przynoszą konkretnej wartości.

Zespoły i ich menedżerowie twierdzą, że praca z celami, które „przychodzą” z góry i pozostają wewnątrz obszaru nie sprawia problemów, natomiast praca na tzw. „styku” obszarów współpracujących pochłania bardzo dużo energii i często rodzi sytuacje konfliktowe. Jeśli jesteś liderem zespołu i chcesz sprawdzić jego ukierunkowanie i znajomość celów zarówno tych które zostały przekazane z góry, jak również tych, które są realizowane we współpracujących obszarach po prostu zapytaj o te cele. Ilość i jakość odpowiedzi w zespole pokaże rzeczywisty poziom ukierunkowania. To dobry test, aby przekonać się czy organizacja potrzebuje wsparcia w tym zakresie.

W trakcie ustaleń dotyczących współpracy ludzie szybko dogadują się, co do intencji działania. Uzyskują wzajemną akceptację i uzgadniają cele. Niestety jeśli te ustalenia nie będą utrwalone w określonej formie zaczynają umykać lub nabierać innego od uzgodnionego kształtu. Po kilku miesiącach zanika wiedza o tym, co i po co planowaliśmy. Zaangażowane osoby przestają widzieć sens i kontekst działań w ramach współpracy koncentrując się na zadaniach dnia codziennego. Można się pocieszać tym, że w pamięci pozostają wyniki zapisane w tabelach, jednak nieutrwalony sposób ich realizacji ucieka wraz z upływającym czasem.

Aby podnieść swoją skuteczność w obszarze „poziomego” uzgadniania celów warto wykorzystać możliwości które niesie ze sobą GO Model Canvas. Zapis celów i strategii dokonany za pomocą tej metody utrwala nie tylko pożądane rezultaty, ale również aktywności i inicjatywy które do nich prowadzą. Utrwala relacje i pokazuje sens działań we współpracujących obszarach w znacznym stopniu podnosząc skuteczność organizacji w realizacji jej strategii. Zasady skorzystania z tej metody w obszarze poziomego integrowania celów są opisane w poniższym przykładzie.

Jak uzgodnić „poziomą” współpracę – kroki

  1. Określ cele strategiczne dla własnego obszaru i zapisz je w GO Model Canvas
  2. Zastanów się jakiego rodzaju wsparcia będą wymagały te cele
  3. Ustal, czy wymagają wsparcia zewnętrznego – jeśli tak to jakiego rodzaju
  4. Sformułuj rodzaj wsparcia jako cel i zapisz go w odpowiednim miejscu w kanwie (support box)
  5. Zainicjuj spotkania z obszarem, którego cel dotyczy i dokonaj uzgodnień.

GO Model Canvas wsparcie w realizacji celów

Cele strategiczne w obszarze to te, które bezpośrednio pochodzą ze strategii i do których realizacji został zobowiązany menedżer obszaru. Dla przykładu - załóżmy, że celem głównym, który jest zapisany w GO Model Canvas jest „zapewnienie odpowiedniej jakości realizacji projektów” – zarząd uznał, że ten cel jest istotny dla firmy i przekazał jego realizację do właściwego obszaru. Na tej podstawie zarządzający przygotował cele szczegółowe prowadzące do realizacji celu głównego, takie jak :

  • Podnieść skuteczność zespołów projektowych
  • Utrzymać wydajność realizacji bieżących działań
  • Poprawić jakość współpracy wewnętrznej

Wyznaczenie celów i zapisanie ich w GO Model Canvas zakończyło realizację kroku pierwszego [1]

W drugim kroku [2] menedżer wraz z zespołem określili rodzaje wsparcia niezbędne do realizacji celów zapisanych w kanwie. Ostatecznie dla każdego celu określili jeden rodzaj priorytetowego wsparcia. Następnie w kroku trzecim [3] zdecydowali, że tylko jeden z tych celów będzie wymagał wsparcia zewnętrznego ze strony działu HR. Cel ten został określony jako „Podniesienie skuteczności zespołów projektowych”, natomiast sformułowany w kroku czwartym [4] dla niego cel wspierający został określony jako „Utrzymanie kluczowego personelu” . Cel ten został zapisany w określonym „polu wsparcia” (Support Box). Na tym etapie kanwa została przygotowana do dalszych uzgodnień służących ukierunkowaniu obszaru wspierającego (w tym przypadku HR).

Jeśli w swoich działaniach dojdziesz do tego etapu podczas spotkania z osobą z obszaru wspierającego, przedstaw cel i wyjaśnij jego pochodzenie. Zadbaj o to, aby współpracujący zrozumiał „po co” go określiłeś. Możesz również zmodyfikować ten cel opierając się na propozycjach partnera. Uzgodniony cel będzie punktem wyjścia do zaprojektowania kanwy w obszarze wspierającym.

Dzięki jasnemu powiazaniu z kanwą Twojego obszaru, energia w ramach prowadzonych działań będzie bardzo dobrze skoncentrowana na tym, co rzeczywiście jest potrzebne i wartościowe. Pamiętaj o tym, że uzgodnione cele podlegają modyfikacjom wynikającym z postępów prac, jak również zmieniających się uwarunkowań otoczenia, ale w sytuacji kiedy starannie przygotowałeś i uzgodniłeś kanwę, dalsze prace będą łatwiejsze i oparte o dobrze określoną wspólna podstawę.

Kontakt

tomasz@gomodelcanvas.pl

  • 601-445-299
  • 32 748-45-08