plen

Jak zbudować efektywny zespół

Efektywny zespół to taki, który potrafi realizować swoje cele i osiągać przełomowe rezultaty działając pod presją zmieniających się oczekiwań pochodzących z rynku, firmy oraz od kluczowych interesariuszy.

Efektywne zespoły nie posługują się sztywnymi procedurami i długoterminowymi planami. Tajemnicą ich działania jest imperatyw wartości widoczny w „zwinnym” działaniu. Dlatego bardzo trudno jest skopiować ich styl pracy i przenieść go na inny grunt. Efektywne zespoły są kreatywne, działają z entuzjazmem w oparciu o jasno określoną strategię. To trzy czynniki sukcesu, którym warto przyjrzeć się bliżej, aby podjąć wyzwanie w kierunku budowania efektywnego zespołu.

 

Ukierunkowana kreatywność

Istotnym czynnikiem sukcesu w pracy efektywnego zespołu jest kreatywność. Oczywiście nie chodzi o to, aby sypać byle jakimi pomysłami „jak z rękawa”, ale żeby tworzyć idee w sposób ukierunkowany - to znaczy dopasowany do określonych celów. Jeśli zespół nie zna lub nie rozumie swoich celów wówczas poszukuje idei na oślep. Jeśli zna cele lub problemy, które należy rozwiązać wówczas jego poszukiwania są skuteczne. W takiej sytuacji kreatywność zespołu jest bardzo konkretnie ukierunkowana. Wówczas zamiast w nieskończoność poszukiwać, zespół znajduje to co jest potrzebne.

Ukierunkowana kreatywność jest widoczna w różnorodnych działaniach dzięki którym zespół tworzy unikalne rozwiązania; kombinacje produktów i usług. Tworzenie unikalnych rozwiązań należy rozumieć jako - umiejętność ich różnicowania - wyróżnienia na tle już istniejących; konkurencyjnych. Oczywiście unikalność to nie wszystko. Rozwiązania te niosą ze sobą bardzo konkretną wartość - korzyść, która jest dostrzegana i ceniona przez klientów. Wartość dodana jest czynnikiem bez którego klienci nie zwrócą uwagi na produkt. Natomiast jeśli dostrzegą i docenią jego wartość i unikalność - będą o tym mówić. W takiej sytuacji o wiele łatwiej będzie uzyskać tzw. "efekt sieciowy" podczas sprzedaży.

Kreatywne myślenie i działanie przekłada się wprost na bardzo ważną cechę – umiejętność przetrwania. To cecha ważna dla zespołu jak również dla organizacji w której działa.

Entuzjazm

Efektywny zespół jest otwarty na wyzwania. Krótko mówiąc nie ma dla niego rzeczy niemożliwych. Takie przekonanie pozwala pokonać największą przeszkodę, która jest widoczna w pracy wielu zespołów. Jest nią brak wiary w sukces i demotywujące wątpliwości. Kto chciałby zainwestować w produkty lub pomysły za których przygotowanie lub sprzedaż będzie odpowiedzialny zespół pozbawiony entuzjazmu?

Podejmując nowe wyzwania efektywne zespoły starają się odnaleźć wygrywające rozwiązanie nawet jeśli w danej chwili nie mają wszystkich informacji. Działają z przekonaniem, że takie rozwiązanie, które zapewnia wygraną wszystkim zainteresowanym istnieje, trzeba tylko podjąć wysiłek dojścia do niego.

Efektywny zespół wie, że do jednego celu można dojść kilkoma drogami. Projektuje te drogi i wizualizuje koncepcję podróży. Wie że podejście oparte o "Design Thinking" wpływa korzystnie na transformację zespołu. Pozwala zrozumieć sens działania, określić cele i dopasować wszystkie potrzebne do działania zasoby. Bez takiego podejścia trudniej byłoby się „wyrwać” z przyzwyczajeń i istniejącego spojrzenia na rzeczywistość. Równie trudno byłoby zbudować pewność siebie tak ważną w realizacji celów.

Aby utrwalić nowe i porzucić stare, efektywny zespół opiera się o interakcje, którym towarzyszy wymiana poglądów i wzajemne wsparcie – to one pozwalają wyzwolić i utrzymać entuzjazm.

Jasno określona strategia

Działania zespołu powinny rozpocząć od przygotowania i przedstawienia szerszego kontekstu. W szerszym kontekście znajdą się cele i zadania, które będzie realizował zespół. Strategia odzwierciedla taki kontekst i tworzy planszę do gry. Zespół i jego lider grają na takiej planszy.

Strategia łączy firmę oraz podejmowanie inicjatywy w całość. Pokazuje wyraźnie gdzie i w jaki sposób zespół uczestniczy w realizacji priorytetowych celów. Strategia może dotyczyć całej firmy, może także odnosić się do rozwoju określonego obszaru – w takim przypadku przyjmuje postać strategii funkcjonalnej.

Dlaczego strategia jest potrzebna? Oczywiście strategia zawiera cele określające kierunki rozwoju, mierniki oraz inicjatywy. Ale jest ważna z innego prozaicznego powodu. Zespół nie może zapomnieć do czego zmierza! Stwierdzenie to może wydawać się banalne, lecz praktyka pokazuje, że liderzy i ich zespoły będąc w natłoku codziennych zadań zapominają o założeniach i priorytetach strategicznych. A to z kolei grozi angażowaniem się w działania, które nie przynoszą w kontekście określonych celów oczekiwanej wartości. W konsekwencji tracą czas i energię. Pojawia się frustracja – „dużo pracujemy, ale nie osiągamy zamierzonych rezultatów…”. Dlatego w każdej chwili lider i jego zespół powinni mieć możliwość szybkiego powrotu do punktu odniesienia – czyli jasno i w zrozumiały sposób zapisanej strategii.

Strategia odnosi się do tego „co jest” oraz do tego „co powinno być”. Przedstawia: po co, co, i jak należy robić. Strategia pokazuje nie tylko najważniejsze cele, ale także inicjatywy niezbędne do ich realizacji.

Właściwe przygotowanie i zapisanie strategii jest podstawą do kreatywnej i entuzjastycznej współpracy. Bez tego nie uda się wyznaczyć spójnych celów, zbudować relacji we współpracy i rozdzielić zadań tak, aby motywowały i pozwalały jak najlepiej wykorzystać potencjał zespołu.

Współczesne strategie - szczególnie na poziomie pracy zespołów - to najczęściej jedno lub kilkustronnicowe plany przygotowane w oparciu o proste a zarazem skuteczne narzędzia. Ich zaletą jest to, że mogą być zwizualizowane i dostępne dla tych którzy opierają o nie swoją pracę. Opracowana i zakomunikowana strategia podnosi skuteczność kierowania. Jest kluczowym narzędziem pracy lidera.

Dobrze przygotowana strategia, to punkt wyjścia do tego, aby skoncentrować się na tym co przyniesie najlepsze rezultaty. Pozwala właściwie zarządzać energią zespołu i zadbać o to, aby nie tracił jej na niepotrzebne działania. Zespół który zna strategie jest wydajniejszy i lepiej korzysta z dostępnych zasobów. Jego praca jest nie tylko moralniejsza, ale daje o wiele więcej zadowolenia i motywacji. Motywacja i wysoka moralność zwykle idą w parze z niskimi kosztami, ponieważ pozwalają eliminować pracę, która nie przynosi żadnej wartości oraz korzystać z zasobów o odpowiedniej jakości.

Zespoły pracujące w oparciu o strategię są efektywniejsze ponieważ wiedzą, czym nie powinny się zajmować. Zespół może osiągnąć coś poświęcając na to nieproporcjonalne ilości energii, może osiągnąć to samo łatwiej, sprytniej, mądrzej przy wsparciu innych, przemyślanym i spokojnym działaniu, bez nerwowych zwrotów i demotywujących strat energii.

Budowanie efektywnego zespołu bez jasnej i zrozumiałej strategii jest z góry skazane na porażkę.

 


Kroki w kierunku budowania efektywności

1.Przeanalizuj działania zespołu w kontekście opisanych trzech czynników sukcesu. Poproś zespół o wsparcie w tej analizie. Spójrzcie na czynniki sukcesu od strony tego jak obecnie wygląda sytuacja, a jak waszym zdaniem powinna wyglądać. Zmieńcie perspektywę postrzegania tego co jest. Co można zrobić lepiej lub inaczej?

2.Zidentyfikowana „luka” pomoże  określić cele pośrednie, których realizacja doprowadzi do celu głównego. Poprawić, wzmocnić, udoskonalić, usprawnić itp. – to słowa, które warto uwzględnić w określonych  celach. Te słowa oddają sens zmiany i wskazują na intencję poprawy.

3.Po czym poznacie, że robicie postępy w realizacji celów? Odpowiedź na to pytanie pozwoli dopasować odpowiednie wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). Wybierając określony wskaźnik przemyślcie jakiej informacji dostarczy, co oznacza niski lub wysoki poziom tego wskaźnika.

4.Jakie inicjatywy rozwojowe będą wspierały realizacje określonych celów pośrednich. Czy będą to szkolenia lub mentoring, a może inne działania które wzmocnią wydajność, pozwolą lepiej wykorzystać kreatywność oraz rozbudzić i utrzymać entuzjazm. Może będą nimi małe projekty polegające na wypracowaniu i wdrożeniu zasad współpracy lub większe inicjatywy wspierające np. wymianę informacji.


  efektywnośc zespołu

 Zobacz także: Projektowanie celów rozwojowych

 

 

Kontakt

tomasz@gomodelcanvas.pl

  • 601-445-299
  • 32 748-45-08