Brief Strategiczny - co to jest i jak działa
Co to jest?
Brief Strategiczny to zapisany w określonej formie plan. To łatwa do interpretacji wizualizacja koncepcji, celów oraz istniejących pomiędzy nimi powiązań. Jego przygotowanie opiera się o zasady projektowania w duchu Design Thinking. Jest dobrze przemyślanym podsumowaniem wymagań niezbędnych do rozwiązania problemów, zrealizowania określonych celów, strategii i projektów.
Dla kogo?
Jest narzędziem pracy lidera i jego zespołu. Służy zarówno przygotowaniu koncepcji, jak również zarządzaniu jej realizacją. To rodzaj wspólnie wypracowanego porozumienia – kontraktu, pomiędzy osobami zaangażowanymi we współpracę. Dobrze przygotowany może oznaczać lepsze wyniki biznesowe i większą skuteczność. Zapewnia elastyczność i szybkość w podejściu do planowania i modyfikowania zapisanej w nim koncepcji.
Główne cechy?
Jego główną cechą jest prostota – czego nie należy kojarzyć z powierzchownością. Przygotowanie i zapisane w odpowiedniej formie przejrzystego i wartościowego Briefu wymaga odpowiedniego podejścia i zaangażowania intelektualnego.
- Wiąże strategie z modelem biznesowym
- Integruje cele w spójną kompozycję
- Pomaga w kierowaniu i podejmowaniu decyzji
- Zawiera zestaw oczekiwań popartych mierzalnymi celami oraz wskaźnikami KPI
- Określa portfolio projektowe wspierające realizacje celów.
Główne zalety?
- Spójna i zwizualizowana koncepcja
- Możliwość integrowania z innymi planami
- Możliwość „zwinnego” przygotowania i modyfikacji
- Narzędzie pracy zespołowej
- Wspólny język komunikacji
- Koncentracja na priorytetach
- Oszczędność czasu i energii
Kiedy jest przydatny?
W każdej sytuacji wymagającej opisania koncepcji rozwoju i dopasowanych do niej celów oraz inicjatyw. Szczególnie przydatny w zadaniach wymagających pracy zespołowej:
- Opisaniu jakiekolwiek koncepcji rozwoju
- Przygotowaniu celów dla nowego modelu biznesowego
- W zespołowym projektowaniu strategii
- Integrowania celów strategicznych na linii współpracy obszarów funkcjonalnych
- Zintegrowanie celów indywidualnych ze strategią firmy lub obszaru
- Zaplanowanie celów i indywidualnych działań rozwojowych
Jak najlepiej podejść do przygotowania Briefu?
Brief powinien być projektowany przez osoby, które wnoszą wartość do zapisanej w nim koncepcji. Powinien być początkiem każdej relacji skoncentrowanej na budowaniu pomysłów i rozwiązywaniu problemów. Zespołowe projektowanie Briefu Strategicznego oznacza większe szanse na zaangażowanie w realizację zapisanych w nim celów i inicjatyw. Rozpoczęcie wspólnego projektowania powinno poprzedzać jakiekolwiek istotne decyzje dotyczące ostatecznych rozwiązań. Wspólne projektowanie Briefu oznacza możliwość wczesnego zaangażowania w projekt, konsultacji, wykorzystania dostępnej wiedzy oraz przygotowania do wzajemnych uzgodnień w zakresie kryteriów sukcesu.
Od czego zacząć projektowanie Briefu?
Skuteczność w realizacji celów w 99% przypadków zależy od tego w jaki sposób i czy właściwie zdefiniowane problemy lub szanse. Jeśli ten element koncepcji rozwoju będzie dobrze przygotowany od samego początku to zwiększa szanse powodzenia.
Co powinno być zawarte w Briefie?
Istotna częścią Briefu są rekomendacje, oczekiwania, podsumowania i wnioski dotyczące obecnej sytuacji i kierunków rozwoju, tego co jest ważne z punktu widzenia klientów, rynku lub modelu biznesowego firmy. To one określają sytuację i pozwolą na wybór czynników sukcesu stanowiących fundamenty do określania celów.
Liczy się forma, czy treść?
Forma Briefu jest równie ważna jak jego treść. Sposób przedstawienia informacji zwiększa prawdopodobieństwo ich zrozumienia. Wizualna forma Briefu motywuje do tego, aby z ciekowością zagłębić się w zaprezentowaną treść i szybko zbudować poczucie sensu. Dobrze przygotowany Brief powinien mieć przejrzyście ustrukturyzowane informacje, co obniża ryzyko błądzenia i umożliwia jasne śledzenie związków przyczynowo skutkowych dotyczących zapisanej w nim koncepcji (po co – co – jak)
Czy to tylko plan?
Brief strategiczny jest mapą drogowa, która nie tylko pokazuje ścieżkę do realizacji celu, ale także pozwala „zwinnie” kierować procesem indywidualnej i zespołowej pracy z celami. Brief pozwala mierzyć rezultaty projektu i osiąganych celów. Im bardziej precyzyjnie i zwięźle będą opisane, tym obraz rezultatów będzie ostrzejszy.
Co jest ważne?
W przygotowaniu Briefu należy pamiętać, że to jest skrót informacji i zachować jego zwięzła formę. Zanim jakikolwiek kontent będzie zamieszczony w Briefie powinien być dobrze przemyślany. Zwięzłość Briefu zmusza do dyscypliny przemyśleń i skoncentrowania się na tym co najważniejsze. Osoby zaangażowane w projekty mogą nie mieć czasu, aby brnąć przez rozwlekłe dokumenty i strony tekstu. Wolą wizualnie zaprezentowane koncepcje. Ci którzy nie potrzebują zawiłych wyjaśnień i tak je zignorują. W przygotowaniu Briefu kluczem jest ekonomia słów. Oczywiście przygotowanie zwięzłego i konkretnego opisu jest trudniejsze od przygotowania rozwlekłego. Wymaga dopracowania zarówno koncepcji jak i treści. Wymaga także więcej energii poświęconej na definiowanie i redefiniowanie celów. Ale to ostatecznie się opłaca!
Jak uzasadnia podjęte decyzje?
Powinien prezentować podstawy podejmowanych decyzji. To jakie opcje były do wyboru, a które z nich ostatecznie zostały zaakceptowane i dlaczego. Brief zawiera jasno określone rekomendacje strategiczne poprzedzone analizą. Wskazuje luki które należy zniwelować stawiając jasne cele i podejmując dopasowane do nich inicjatywy.
Dlaczego zawiera cele?
Odpowiednia forma Briefu powinna ułatwić zrozumienie tego skąd się biorą cele, jak są powiązane ze strategią, dlaczego te cele są ważne, jak je osiągnąć. Brief musi wspierać współpracę i pomóc uzyskać koncentrację na priorytetach.
Czy pomaga w kierowaniu zespołem?
Brief zawiera w sobie „duszę” kierowania. Jego opracowanie i wykorzystanie pozwala skutecznie kierować poruszając się w wymiarze koncepcyjnym - wymagającym podejścia intelektualnego, kreatywności oraz szerszego spojrzenia na rzeczywistość, emocjonalnym - związanym z wartościami i morale oraz tym co pozwala motywować ludzi do podążania w określonym kierunku, i materialnym – dotyczącym zarządzania niezbędnymi zasobami. Każdy z tych wymiarów może mieć większe lub mniejsze znaczenie, w zależności od tego jaką rolę pełnisz lub na jakim szczeblu organizacji się znajdujesz. Jeśli jesteś menedżerem na wyższym szczeblu i kierujesz pracą zespołu lub wielu zespołów konieczne jest wykorzystanie kompetencji przypisanych do każdego z tych wymiarów. Zobacz też Kompetencje "zwinnego" menedżera
Czy pomaga w pokonaniu oporu wobec zmian?
Osoby otrzymujące gotowy Brief nie są już tak otwarte na przyjmowanie zapisanych w nim informacji – które przygotował ktoś inny. Ostatecznie może to utrudnić zaangażowanie w projekt. Lecz z drugiej strony przyjazna forma Briefu może pomóc w pokonaniu tych barier.
Jak go przygotować?
Przygotowanie Briefu Strategicznego składa się z kilku kroków wymagających zarówno zaangażowania intelektualnego, kreatywności jak również umiejętności formułowania celów. Istnieje bezpośredni związek pomiędzy projektowaniem Briefu i komfortem realizacji zapisanej w nim koncepcji. Zwięźle opisana koncepcja jest łatwiejsza do konsultowania i do modyfikowania, co nie zniechęca potencjalnych zainteresowanych do tego żeby zaangażować się w taka pracę.
Największa wartość?
Jedna z nich to, że wszystko jest zapisane w skrócie. Pozwala lepiej zrozumieć kluczowe założenia od początku projektu. Wizualizacja koncepcji powoduje, że wszystko jest jasne i nie pozostawione bez interpretacji i wyjaśnień. Precyzyjnie można wskazać obszary wymagające konsensusu. Wszystkie osoby zaangażowane w realizacje celów mogą zacząć w tym samym miejscu Wiedzą gdzie mają dotrzeć – pomimo tego, że być może każda z nich dotrze tam własną drogą.
Czy istnieje doskonała forma Briefu?
Nie, ale ta która proponujemy ma swoje zalety, przeznaczenie i jest poparta przyjazną metodologią (GO Model Canvas). Jest wiele obszarów w których przygotowanie Briefu jest konieczne, każdy z tych obszarów ma swoją specyfikę. Nasz Brief jest dopasowany do specyfiki planowania strategicznego rozwoju biznesu i realizacji celów. Dodatkowo umożliwia zastosowanie „zwinnego” zarządzania.
Coś na koniec?
Niezależnie od tego w jakiej formie przygotujesz Brief upewnij się czy jest przyjazny, czytelny, dopracowany wizualnie i że inni mają ochotę do niego zajrzeć. Zainteresowanie i chęć współpracy jest „barometrem” jakości Briefu.
Zobacz szkolenie: Brief strategiczny