plen

Niebezpieczna separacja

Menedżerowie planują strategię i cele rozwojowe, a zespoły ją realizują. Takie podejście jest standardem wielu organizacji. Niestety oddzielenie planowania od wdrożenia może spowodować poważne problemy. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak planować i wdrażać strategię? Oto kilka wskazówek.

Przygotowanie strategii jest wielowymiarowym dynamicznym zabiegiem. Jest procesem analitycznym i kreatywnym. Wymaga dyskusji podczas, której pojawia się wiele wątków, pomysłów i rozwiązań. Rodzą się argumenty. Pewne rozwiązania są akceptowane, a inne odrzucane. W końcu z kompleksowego zestawu faktów, argumentów i emocji wyłaniają się priorytety i cele strategiczne. Na tym etapie menedżerowie w ręce których była złożona ta odpowiedzialność zakończyli planowanie strategii.

Teraz z nadzieją jej skutecznej realizacji idą zakomunikować strategię swoim zespołom. W pewnym sensie etap ten można porównać do złożenia „zamówienia” na wdrożenie strategii. Co się dzieje na tym etapie – łatwo sobie wyobrazić. W zespołach pojawia się frustracja, strach i zdumienie. Co to za plan? Skąd się wzięły te pomysły? Ten pomysł niszczy wszystko to, co robiliśmy do tej pory! Nie ma sensu tego zmieniać! Mamy wiele powodów, aby wszystko pozostało takie jak było.

Dlaczego tak się dzieje? Właśnie z powodu rozdzielenia planowania strategii od jej wdrożenia. Z powodu braku współpracy menedżerów i ich zespołów. Zespoły otrzymały „zamówienie” na wdrożenie strategii, ale nie znają kontekstu w którym powstawała. Nie rozumieją faktów, emocji, ani argumentacji która była obecna na etapie planowania strategii. Ostatecznie nie wiedzą skąd pochodzą proponowane cele i priorytety. Nie są mentalnie przygotowani do jej realizacji.

Planowanie strategii wymaga jednoczesnego myślenia o zmianach. Cele strategiczne odzwierciedlają intencje doskonalenia, a doskonalenie wymaga zmian. Cele na poziomie strategicznym "uruchamiają" zmiany, lecz te stają się faktem na poziomie operacyjnym. Dlatego odseparowanie planowania strategii od jej wdrożenia rodzi problemy. Osoby które wdrażają strategię chcą wiedzieć „po co” oraz „co” należy robić. Wówczas zyskują potencjał i motywacje, aby odpowiedzieć na pytanie „jak”. Bez tego ich potencjał do mentalnego zaangażowania będzie znikomy.

Planując i wdrażając strategię warto wziąć pod uwagę kilka kwestii:

  • Potrzebujemy nie tylko racjonalnych, ale także emocjonalnych powodów, aby zaangażować się w zmianę. Osoby w zmianie muszą porzucić to do czego byli przyzwyczajeni, a nie zrobią tego bez racjonalnych i zrozumiałych powodów. Muszą wiedzieć „po co” coś zmieniać. Dlatego warto zaangażować ich w analizę obecnej sytuacji. Uczestnicząc w tym procesie zbiorą własne informacje, które pozwolą zrozumieć konieczność i kierunek zmian. Analizując sytuację zaangażują się w kreowanie przyszłości i pomogą określić cele i sposoby i realizacji (Jak). Istnieje duże prawdopodobieństwo iż przekonają się, że nie warto planować po to, aby utrzymać status quo, ale po to żeby zmieniać i rozwijać firmę.

 

  • Ludzie uczą się i kształtują swoje zachowania poprzez działania. To aktywności prowadzą do osiągnięcia określonych  rezultatów. Pozwalają przekuć teorie w praktykę i przekonać się co jest możliwe, a co nie jest. Wspólnie z zespołem dopasuj do celów odpowiednie działania. Wypracuj wspólne podejście i określ priorytety na których warto się skoncentrować. Zmiana przychodzi wraz z działaniem. To co ludzie robią i efekty tych działań ostatecznie wpłyną na to jak będą myśleć.

 

  • Bardzo ważne jest to o czym ludzie mówią planując i realizując zmiany. Dlatego warto zwrócić uwagę na to o czym i w jaki sposób mówi się w firmie. Konwersacja może przebiegać bardzo szeroko i poruszać wiele wątków. Oznacza, to że ludzie widzą za dużo i przy tym zbyt wiele wydaje się niemożliwe – cele stają się nierealne. Skoncentruj rozmowy na kluczowych czynnikach sukcesu, kilku ważnych celach celu i kilku aktywnościach, które do niego doprowadzą. Bądź moderatorem który korzysta z narzędzi pozwalających na przetłumaczenie skomplikowanej rzeczywistości w prostą ideę o której zrozumiale będzie można rozmawiać.
  • Przejście do wdrożenia nie może oznaczać pozostawienia spraw samym sobie. Zadawaj pytania dotyczące tego gdzie jesteśmy? Czego nauczyliśmy się? Czy nasze cele są wciąż aktualne? Co jeszcze możemy zrobić? Zbieraj pomysły i przekształcaj je w inicjatywy ułatwiające realizację celów. Koncentracja na tym co najważniejsze ułatwi wdrażanie i modyfikowanie planów. Pozwoli uniknąć poczucia przytłoczenia nadmiarem zadań i projektów.

Skuteczne planowanie i wdrażanie strategii zależy od zdolności do zmotywowania ludzi i pobudzenia ich wyobraźni. Często te dwa procesy są niebezpiecznie odseparowane od siebie i złożone w ręce zupełnie innych ludzi. Jednak planowanie i wdrożenie strategii to dwie strony tego samego medalu.