plen

Jak przygotować zespół do projektowania strategii

Kiedy spojrzymy na rozwój wielu firm oraz sposób podejścia do tego rozwoju, nasuwa się wniosek, że zdolność szybkiego reagowania i adaptacji, to krytyczne czynniki sukcesu. Dostępna technologia i wykorzystywane metody jeszcze bardziej zwiększają tempo zmian. Wymaga to nowych metod komunikacji, współpracy i sposobu planowania rozwoju. Jedną z efektywnych alternatyw dla klasycznego planowania strategii jest projektowanie (Strategy Design).

Projektowanie strategii jest przedsięwzięciem zespołowym ukierunkowanym na realizację celów, inicjatyw rozwojowych i budowanie relacji. Wymaga odmiennego spojrzenia na planowanie oraz specyficznych kompetencji (Strategy Designer). Aby lepiej zrozumieć na czym polega projektowanie biznesu i jaka jest jego wartość należy spojrzeć na to podejście od strony:

  1. Przygotowania zespołów odpowiedzialnych za rozwój firmy (ten artykuł)
  2. Zastosowania reguł projektowania strategii
  3. Znajomości perspektyw projektowania strategii

Rozwój

O rozwoju biznesu możemy mówić w dwóch sytuacjach. Pierwsza, gdy tworzymy firmę od zera i składamy w całość swoje pomysły, model biznesowy, zasoby - firma powstaje i zaczyna działać. Druga, kiedy firma już funkcjonuje, ale z różnych powodów musi dokonać zmian w swojej strategii, zmienić kierunek działania, zbudować nowy model biznesowy lub udoskonalić procesy. Zwykle takich zmian firmy dokonują w momentach kiedy ich dotychczasowy model biznesowy nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Taka chwila, to najczęstszy motywator do przygotowania nowej strategii i wprowadzenia zmian.

Oczywiście w praktyce coraz trudniej o takie rozróżnienie, ponieważ przedsiębiorcy już na etapie tworzenia swojego biznesu, dokonują zmian testując kolejne modele biznesowe. Tak, czy inaczej rozwój wymaga określenia punktu wyjścia i zaplanowania tego jak przejdziemy od tego co jest teraz, do tego co powinno być w przyszłości. Zwykle to plan strategiczny przygotowany dla firmy lub obszaru funkcjonalnego zawiera takie założenia.

W funkcjonującej organizacji można wyróżnić części które działają stabilnie realizując zdania dnia codziennego, oraz takie które wymagają rozwoju i wprowadzenia trwałych zmian. To co dzisiaj działa stabilnie i dobrze jutro może wymagać doskonalenia.

  Każda z tych części organizacji realizuje typowe dla siebie cele. Jednak cel celowi nie jest równy. Część stabilna realizuje cele wynikające z misji firmy. W częściach objętych rozwojem firma realizuje cele wynikające z misji, ale także cele rozwojowe oraz cele projektowe – powiązane ze strategiczną koncepcją rozwoju.

Inicjatywy rozwojowe

Aby rozwijać firmę i wprowadzać zmiany niezbędne jest określenie celów rozwojowych i podjęcie projektów - inicjatyw rozwojowych. To inicjatywy rozwojowe wprowadzają zmianę do organizacji i utrwalają ją. Pozwalają osiągnąć zaplanowane cele rozwojowe. Realizacja inicjatyw wymaga dodatkowych wysiłków - ponad to, co firma realizuje jako zadania dnia codziennego - wymaga także odpowiedniego przygotowania ludzi i zespołów.

Praca zespołowa jest podstawą funkcjonowania wielu organizacji, lecz w tym wymiarze warto zwrócić uwagę na aspekty, które mogą wzmocnić lub osłabić jej zdolność do rozwoju. Na pracę zespołową należy spojrzeć przez pryzmat zespołów funkcjonalnych i zespołów projektowych. To dwa zupełnie różne typy zespołów, lecz niestety w obliczu rozwoju i zmian często nie rozróżniane. I nie chodzi tu tylko o to czym się zajmują, lecz w jaki sposób pracują i jak są przygotowywane do pracy.

Zespoły

Zespół funkcjonalny, wykonuje cykliczne i powtarzalne zadania, pozostaje w stałym i znanym składzie. Zespoły funkcjonalne mają z góry określony zakres działania, są to np. zespoły sprzedażowe, marketingowe, produkcyjne itp. – czyli takie które są trwale reprezentowane w strukturze organizacyjnej firmy. To działy w których pracownicy większość czasu poświęcają na zadania realizowane indywidualnie. Realizacja zadań i sprawność operacyjna takiego zespołu w dużej mierze zależy od specjalistycznych kompetencji typowych dla danego obszaru.

Zespół projektowy, to zespół tymczasowy. Jest tworzony dla potrzeb realizacji projektu - inicjatywy rozwojowej. To zespół którego głównym wyzwaniem jest przygotowanie i wdrożenie zmiany. W pracy takiego zespołu liczy się kreatywność, umiejętność rozwiązywania problemów, zarządzanie relacjami, otwarta komunikacja, znajomość celów i zaufanie. Ważnym elementem pracy takiego zespołu są kompetencje związane z zarządzaniem projektami. Zespoły projektowe mają charakter interdyscyplinarny – składają się z osób pochodzących z różnych obszarów funkcjonalnych organizacji. Charakteryzują się różnorodnością pochodzącą z odmiennej kultury pracy, zakresu obowiązków, realizowanych celów, wzajemnych oczekiwań i cech osobowych. Taka różnorodność to z jednej strony skarb w sytuacjach wymagających tworzenia pomysłów i poszukiwania nowych rozwiązań, a z drugiej bariera która może zablokować współpracę. Do zadań zespołu projektowego może należeć np. opracowanie strategii, wdrożenie nowego systemu informatycznego lub udoskonalenie procesu.

To właśnie zespoły projektowe są powoływane do wdrożenia zmian i zaplanowania rozwoju. Co ważne do zespołów projektowych powołuje się osoby, które realizują już zadania w zespołach funkcjonalnych. To sytuacja wymagająca nowego spojrzenia i przygotowania do pełnienia nowej roli. Jeśli takie osoby nie zostaną odpowiednio przygotowane i wyposażone w narzędzia, to rezultaty ich pracy mogą znacznie odbiegać od oczekiwań.

Przygotowanie do projektowania

Brak takiego przygotowania to najczęstszy powód fiaska projektów rozwojowych. Wiele przykładów pokazuje, że firmy podejmujące takie projekty miały dobre pomysły i niezbędne zasoby, a projekty nie udały się. Dlaczego tak się dzieje?

Ponieważ przejście od zadań i indywidualnej pracy wykonywanej w zespole funkcjonalnym, do roli i zadań wymaganych w zespole projektowym jest ogromnym wyzwaniem. To istotna indywidualna zmiana wpływająca na komfort pracy i zdolność do wykonywania powierzonych zadań. To przejście od tego co znane, do tego co nowe. Przejście od tego co rutynowe i przewidywalne do tego co nieprzewidywalne. To sytuacja która wymaga przecierania nowych szlaków komunikacyjnych, dbania o relacje i oczekiwania ludzi z którymi do tej pory nie było potrzeby utrzymywania intensywnych kontaktów.

Projekty rozwojowe to gra zespołowa nie tylko dlatego, że wymaga zespołu do przygotowania i wdrożenia zmian, ale dlatego że efekty tych zmian inicjowane w określonym miejscu organizacji najczęściej mają wpływ na inne obszary i osoby. Zespół projektowy to jedno, a sieć interesariuszy i użytkowników rozwiązań wdrażanych za pomocą projektu, to drugie.

Dla wielu osób znalezienie się w takiej sytuacji oznacza jedno - utratę pewności siebie. Ktoś kto mógł się wydawać mistrzem w swojej codziennej pracy, traci wigor motywację i energię niezbędną do nadania odpowiedniej dynamiki projektowi. Taki stan może doprowadzić do sytuacji w której projekt wymyka się spod kontroli i zaczyna żyć własnym życiem.

Dlatego w sytuacjach związanych z rozwojem warto zastosować podejście oparte o projektowanie. To podejście, którego reguły szybko i łatwo pomogą zrozumieć kluczowe aspekty rozwoju w kontekście działania firmy oraz  interesariuszy (Stakeholders). To właśnie osoby zaangażowane w prace zespołu projektowego – odpowiedzialnego za wdrażanie zmian najwięcej zyskają rozwijając kompetencje Business Designerów – projektantów biznesu.

Kompetencje projektantów strategii

Kompetencje związane z projektowaniem strategii nabrały dużego znaczenia ponieważ za ich pomocą łatwiej, bardziej dynamicznie i szybciej można projektować i wdrażać nowe inicjatywy. Stają się ważne ze względu na sposób podejścia do zarządzania rozwojem organizacji w którym centralnym punktem jest koncentracja na ludziach.

Uwzględniają te perspektywy projektowania biznesu, które pozwalają zrozumieć i jasno zaprezentować cele rozwojowe, powiązane z nimi inicjatywy, kluczowych interesariuszy i co najważniejsze umożliwiają współtworzenie na etapie przygotowaia koncepcji rozwoju jak rownież jej realizacji.

Podejście oparte o projektowanie nabiera szczególnego znaczenia w sytuacjach kiedy zespoły pracują na odległość. Takie podejście pozwala lepiej zaangażować we współpracę zespoły wirtualne. Umiejętność projektowania rozwoju to kompetencja niezbędna w firmach, które dbają o rozwój i muszą przy tym sprostać oczekiwaniom wielu grup interesariuszy.

Narzędzia do projektowania pomagają zbudować pewność siebie i umożliwić skuteczne działanie w pracy zespołowej. Osoby współodpowiedzialne za realizację inicjatyw rozwojowych szybciej mogą zrozumieć po co i co powinni robić.

Organizacje które myślą o rozwoju powinny mieć dolność do szybkiego formowania zespołów projektowych i przygotowania ich do projektowania rozwoju biznesu. Bez tej kompetencji organizacyjnej zrealizowanie planów rozwoju może stać się nieefektywne - nawet wówczas, gdy firma ma dobre pomysły i niezbędne zasoby finansowe.


Akademia Projektowania Strategii

Kontakt

tomasz@gomodelcanvas.pl

  • 601-445-299
  • 32 748-45-08