plen

OKRs - cele nowej generacji

OKRs – Objectives and Key Results - czyli cele i rezultaty. To metoda wyznaczania i realizacji celów nowej generacji. Umożliwia znacznie wydajniejszą działalność biznesową, a szczególnie tą związana z rozwojem strategicznym. Jeśli jest dobrze wdrożona może stać się kluczową siłą napędową w rozwoju firmy. Technika jest popularna, ponieważ jest prosta zarówno w zastosowaniu jak i we wdrożeniu. Pozostawia w wyznaczaniu celów więcej swobody i koncentruje na tym co najważniejsze. Planowanie staje się intuicyjne - wystarczy wyznaczyć cel, a następnie dopasować do niego miary, które będą służyły ocenie postępów. Stanowi ciekawszą i bardziej przejrzystą alternatywę dla tradycyjnego zarządzania przez cele (MBO).

Prosty zapis celów

Wyznaczanie celów za pomocą OKRs obejmuje 3 kroki:

  • Koncentracja i określenie jednego celu (Objective)
  • Dopasowanie do celu 1-3 działań opatrzonych mierzalnymi wskaźnikami (Key Results)
  • Tygodniowy przegląd OKRs i pomiar postępów w cyklach kwartalnych

Podejście OKRs powoduje, że działania podejmowane przez pracowników są mocno skorelowane z celami strategicznymi. Zastosowanie tej techniki pozwala na określenie priorytetów nie pozostawiając miejsca na zamieszanie. Cele i kroki niezbędne do ich osiągnięcia są formułowane tak, aby wszyscy wiedzieli, co dokładnie należy zrobić i jaki będzie efekt tych działań.

Poniżej znajduje się kilka przykładów tego jak określa się cele w oparciu o podejście OKRs. Cel (Objectives) ma charakter jakościowy i jest określany ogólnie, natomiast Key Results są formułowane w formie powszechnie znanego modelu S.M.A.R.T. . Przyjmuje się że rezultaty powinny być osiągnięte w przeciągu kwartału na który zostały zaplanowane – to termin ich realizacji.


Przykład 1 – OKRs rozwój osobisty

Cel: Podnieść jakość życia

Kluczowe rezultaty:

  • Spotkać się z przyjaciółmi w 2 weekendy
  • Poświęcać się swojej pasji w każdą sobotę
  • Przeczytać 3 książki rozwojowe

Przykład 2 – OKRs sprzedaż

Cel: Dynamicznie rozwijać nowy rynek

Kluczowe rezultaty:

  • Zatrudnić 2 nowych przedstawicieli handlowych
  • Spotkać się z 30 nowymi klientami
  • Przygotować z szefem marketingu program lojalnościowy dla klientów

Przykład 3 – OKRs HR

Cel: Rozwijać kluczowych pracowników

Kluczowe rezultaty:

  • Zaprojektować ścieżkę kariery dla kluczowych pracowników
  • Stworzyć system premiowania pracowników
  • Wdrożyć nowy program uczenia się dla pracowników

Jak widać w przykładach cechą OKR-ów jest prosty sposób ich formułowania. To efekt ewolucji w zarządzaniu i podejścia lepiej dopasowanego do warunków w których działają organizację. Zmiany w podejściu do zarządzania nie następują bez powodu. Zastosowanie OKR’s sprzyja wydajności oraz budowaniu systemu pracy z celami opartego na procesie uczenia się i myślenia strategicznego. Niesie to szczególne korzyści dla organizacji, które rozwijają się, stawiają na wydajność oraz innowacyjność oraz wdrażają swoje strategie. System zarządzania oparty o OKR-y jest elastyczniejszy i bardziej transparentny niż typowe MBO (Management by Objectives). Wnosi do organizacji cechy typowe dla zwinnego zarządzania, co otwiera nowe możliwości związane z planowaniem rozwoju i realizacją celów.

Rytm pracy z OKRs

Planowanie OKRs opiera się o kwartalny rytm dający elastyczność realizacyjną. Nie oznacza to, że cele nie są monitorowane. Spotkania o charakterze Check-In odbywają się w rytmie tygodniowym. To krótkie spotkania nie wymagające zbyt wiele czasu i energii na przygotowania. Ich celem jest konwersacja dotycząca tego co idzie dobrze, a co należy poprawić, gdzie i skąd uzyskać wsparcie, co już jest, a czego jeszcze brakuje. Na przełomie kwartałów następuję ocena Back-Briefing, na tym etapie należy zweryfikować, czy postawiony cel został osiągnięty. Decyzje podejmowane podczas takich spotkań mogą brzmieć: zacznij, przestań lub kontynuuj - i mają odzwierciedlenie w nowych OKR-ach.

Sposób oceny

W OKR-ach liczy się wykazanie postępu. Oznacza to, że powinno być lepiej niż było. Jeśli ktoś do tej pory realizował 5 spotkań z klientami, a widoczny jest potencjał dla realizacji 10-ciu (co zostało zapisane jako Key Results) , to nawet jeśli zwiększy swoją wydajność w ciągu kwartału tylko do 7, to i tak jest widoczny postęp. OKR-y nagradzają postęp, a ich ocena ma charakter progowy. To widoczny postęp jest źródłem motywacji i zachętą do podejmowania dalszych wysiłków. Jeśli było i jest 5 nie ma postępu, jeśli jest 7 postęp jest widoczny – oznacza to, że właściciel tego OKR-a zrobił coś, aby poprawić swoją wydajność. Włożył wysiłek w zmianę i doskonalenie. Stąd osiągnięcie celu w progu od 7-10 jest uznawane za postęp i sukces. Oczywiście jeśli liczba wizyt zmniejszyłaby się z 5 do 3 oznacza to regres – jest gorzej niż było - taka sytuacja wymaga szczególnej uwagi i odpowiedzi na pytanie „dlaczego?”

Dlaczego firmy korzystają z OKRs

Zastosowaniem metody chwalą się największe firmy na świecie, w tym: Google, BMW, LinkedIn, GoPro, Aol., Kroger, DropBox, Twitter oraz Oracle. Google przyczyniło się do popularyzacji metody publikując w roku 2013 film How Google Sets Goals – OKR’s. Firmy które wdrożyły OKR-y borykały się z wyzwaniami, którym nie mogły sprostać dotychczas stosowane metody. Do najczęściej wskazywanych należą:

  • Niekonsekwencja w tym co zostało zaplanowane, a co jest realizowane
  • Brak zdolności do szybkiego planowania i realizacji inicjatyw rozwojowych
  • Brak standardu i odmienne oczekiwania dotyczące wyznaczania celów
  • Konieczność zintegrowania celów zespołów międzyfunkcjonalnych
  • Brak informacji co robią inni podczas realizacji tego samego celu
  • Cele indywidualne nie są powiązane z celami firmy
  • Zespoły nie wiedzą jaki wpływa na firmę ma ich praca

Podejście oparte o OKR-y sprawia, że określone problemy stają się możliwe do rozwiązania. Rezultaty, na które zwracają najwięcej uwagi firmy które zastosowały metodę:

  • Komunikacja dotycząca celów jest regularna i zrozumiała
  • Ludzie są zaangażowani w istotne działania, które pozwalają się rozwijać
  • Wzrost samodzielności w wyznaczaniu dobrze dopasowanych celów
  • Transparenty obraz celów w całej organizacji
  • Regularne spotkania skoncentrowane na priorytetach
  • Zwizualizowane i jasno określone cele ułatwiły współpracę
  • Utrzymanie motywacji i zaangażowania oraz poczucia sensowności celów
  • Wspólny język i inspirująca konwersacja dotycząca firmy

Wartość OKR’s jest ukryta w podejściu do wyznaczania, monitorowania i realizacji celów – to pozwala określać ją jako metodę nowej generacji. Jej zastosowanie wnosi wiele energii do organizacji, lecz wymaga bardzo starannie przygotowanego i zrealizowanego wdrożenia.

Zobacz także szkolenie OKRs